Okul yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi (DYS) hakkındaki görüşleri

Abstract

Son yıllarda tanıklık edilen internet ve yazılım alanındaki hızlı gelişmeler sonucu, örgütlerde oluşturulan bilginin de hacminin aynı oranda arttığı gözlemlenmektedir. Bu bağlamda, hızla büyüyen bu bilginin etkili yönetimi de yönetsel zorunluluklardan biri olarak ortaya çıkmaktadır. Bilginin hızla artmasını sağlayan teknolojik gelişmeler, bilgi akışı ile başa çıkmak amacıyla örgütlere bazı kolaylıklar sunmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemleri bu noktada örgütlerin en önemli yardımcılarından birisi olarak değerlendirilebilir. Bu araştırma okul yöneticilerinin Doküman Yönetim Sistemi’ne (DYS) yönelik görüşlerini belirlemeye yönelik nitel bir çalışmadır. Bu çalışmada nitel araştırma yöntemlerinden fenomenoloji (olgu bilim) deseni kullanılmıştır. Araştırmanın örneklemini; Amasya ilinde görev yapmakta olan 23 okul yöneticisi oluşturmaktadır. Araştırmaya katılan okul yöneticileri maksimum çeşitlilik örnekleme yöntemi ile belirlenmiştir. Okul yöneticilerinin, DYS’ye ilişkin görüşlerini belirlemek üzere araştırmacı tarafından hazırlanan ve iki bölümden oluşan yarı-yapılandırılmış bir görüşme formu kullanılmıştır. Araştırmada elde edilen verilerin çözümlenmesinde içerik analizi tekniği kullanılmıştır. Araştırma bulgularına göre, yöneticiler temel olarak resmi yazışmalar için ve gelen ve giden evrak takibi amacı ile DYS’yi kullanmaktadırlar. DYS’deki eksikliklere yönelik olarak yöneticiler, teknolojik eksikliklere ilişkin internet hızını, DYS kullanımına yönelik verilen eğitimlerin sayısının ve niteliğinin azlığı sistem ara yüzünün pratik olmayışı, okul dışında kişisel bilgisayar ya da mobil cihazlardan erişime izin vermemesi, geçmişe dönük belge taraması yapmanın zor olması, sistem metin editörünün yetersiz oluşu yöneticiler tarafından dile getirilen temel sıkıntılar olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer taraftan, okul yöneticileri, DYS’nin kendilerine en çok zaman ve kırtasiye malzemesi kullanımı olmadığından maddi açısından tasarruf sağladığını ifade etmişlerdir. Buna göre, döküman yönetimi bir organizasyondaki insanların yönetimi gibi belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği, hızlı ve tam metin arama, farklı formatta belge görüntüleyebilme, arşiv, tarihçe ve dokümanın yaşam çevrimi, sağlamaktadır.